Nove em cada dez empresas ainda sofrem com ineficiência de processos manuais

 Nove em cada dez empresas ainda sofrem com ineficiência de processos manuais

Pesquisa aborda os desafios das organizações para migrarem seus contratos em papel para documentos eletrônicos.

Embora a automatização de processos tenha sido um dos impulsionadores da transformação digital durante a pandemia, devido à redução da força de trabalho no período, muitas empresas ainda enfrentam um desafio da digitalização. Estudo global aponta que nove em cada dez empresas estão sobrecarregadas com processos manuais realizados em papel. Antes da pandemia, 98% das empresas já tinham problemas para preparar, assinar e gerenciar acordos com eficiência.

A pesquisa “O Estado dos Sistemas de Contrato 2020”, encomendada pela DocuSign junto a Forrester Consulting, identificou que as maiores prioridades das empresas incluem melhorar a experiência do cliente (79%), fortalecer a segurança e o compliance (79%), e aumentar a agilidade da empresa (71%), fatores essenciais que a transformação digital pode proporcionar.

O estudo ouviu 954 tomadores de decisão do Brasil, EUA, Canadá, Reino Unidos, Alemanha, França, Austrália e Japão.

Esses executivos relatam que, embora tenha havido alguns casos de mudança digital por departamento e setor, nove em cada dez empresas ainda: adicionam informações manualmente; copiam e modificam um acordo já existente ou criam acordos do zero todas as vezes.

O relatório esclarece que sistemas de acordo dizem respeito a como os contratos em papel são preparados, assinados, promulgados e gerenciados. Normalmente, os contratos em papel envolvem uma mistura confusa e improvisada de impressão, assinatura, digitalização, envio por fax ou via motoboy, além do armazenamento deste documento em papel.

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“Esses processos manuais são demorados e introduzem o risco de erros na operação, algo que pode inibir a execução do negócio se não administrados a tempo. Principalmente em momentos turbulentos como é o caso que estamos vivendo agora com os impactos da pandemia da Covid-19 na forma de fazer e manter os negócios funcionando de forma remota”, explica Gustavo Brant, Vice-Presidente de Vendas Latam da DocuSign.

De acordo com a pesquisa, a indução de erro é ainda maior quando existe retrabalho devido a erros causados por processos manuais (61%); trabalho duplicado, redigitando dados de contratos para sistemas (54%) e atraso no início dos projetos (43%).

No entanto, uma evolução nos processos avaliados aponta que o uso de assinaturas eletrônicas está se tornando uma prática padrão. Os entrevistados reportaram que 68% dos contratos assinados dentro dos seus próprios departamentos usavam assinaturas eletrônicas. Mas a maior parte das empresas ainda não explora todo o seu potencial e utiliza a tecnologia apenas em certos departamentos dentro das organizações, como os setores de recursos humanos e de vendas.

“O foco maior deve ser duplo: encontrar outros fluxos de trabalho e casos de uso para assinaturas eletrônicas na organização ou em departamentos diferentes e garantir que estes estejam conectados às outras partes do processo de acordo, criando assim um fluxo único e totalmente digital”, completa Brant, da DocuSign.

O levantamento mostra, ainda, que entre as maiores prioridades das empresas estão a melhoria da experiência do consumidor (79%), fortalecer a segurança e conformidade (79%) e aumentar a agilidade da empresa (71%).

“A transformação digital tem um papel imprescindível na evolução das necessidades apontadas pela grande maioria das empresas pesquisadas. Afinal, além de o consumidor estar cada vez mais conectado, apenas a tecnologia pode colaborar para crescer os níveis de segurança e diminuir o tempo de execução de acordos e documentos”, detalha o executivo.

Embora a maioria das empresas tenha muito mais a fazer para modernizar seus sistemas de acordo, 99% dos entrevistados já reportaram benefícios em um processo de acordo digital. Entre eles, os principais dizem respeito à melhor experiência do cliente (55%), ciclos de acordo mais rápidos (51%), menores taxas de erro/redução de erros (48%), tempos de respostas mais rápidos (46%), economias de tempo (45%), menor tempo dedicado/maior eficiência/menos etapas manuais (45%), quebra de silos internos (44%) e aumento da receita (42%).

“Em um mundo onde os grandes projetos precisam de realinhamento periódico conforme avançam, modernizar o sistema de acordos pode ser feito gradualmente, com vitórias claras e cumulativas ao longo do caminho. A natureza da harmonização de processos entre um grande número de usuários e múltiplos interessados, tanto internos quanto externos, exigirá que as organizações se movam na direção de uma abordagem padronizada. Isso se aplica à segurança, privacidade, conformidade, integração e treinamento, e estabelece uma fundação para abordar os desafios de cada área em escala”, finaliza Brant.

Por Redação

Via CIO

Editor MDR

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