8 dicas de especialistas para gerenciamento remoto de projetos

 8 dicas de especialistas para gerenciamento remoto de projetos

Gerentes de projetos remotos experientes oferecem dicas e truques para coordenar a saída e a produtividade das equipes remotas.

Nos últimos meses, você realizou uma façanha que antes considerava impossível: sem aviso prévio, planejamento ou treinamento, você se tornou gerente de projeto de uma equipe remota que nunca vê pessoalmente.

Gerenciar remotamente é uma habilidade especializada, que requer habilidades de comunicação e mediação, ferramentas digitais e excelente planejamento e visualização. Quando criada a partir do zero, uma equipe remota opera de maneira diferente daquela que trabalha em um escritório. Teria até pessoas diferentes – aquelas que procuravam e selecionavam um emprego remoto.

Nem todos prosperam em um ambiente de trabalho em casa. De acordo com um estudo recente do Grupo Nacional de Pesquisa, 51% da Geração Z acham que trabalhar em casa distrai e 41% dizem que não têm os recursos necessários. “Existem vantagens e desvantagens no trabalho remoto”, concorda Kenny Johnston, Diretor de Operações de Produtos do GitLab. O GitLab é uma empresa totalmente remota, com equipes em mais de 65 países. “As pessoas que contratamos desfrutam disso, e selecionamos por um princípio que chamamos de “gerente de um”, o que significa que esperamos que as pessoas sejam proativas, definam seu próprio trabalho e sejam responsáveis por seus próprios projetos

Se o gerenciamento de uma equipe remota é novo para você, será necessário aprimorar algumas habilidades. Para esse fim, conversei com gerentes de projeto que gerenciam equipes remotas há anos. Aqui está o conselho deles.

Apoiador:

1.Comunicar intencionalmente

Todo mundo com quem falei concorda que a comunicação remota é diferente das interações pessoais. “Existem todas essas maneiras leves e sutis de conversar com colegas em um escritório”, diz Ethan Fast, CTO e Co-Fundador da Nash. Fast gerencia uma equipe remota de 33 pessoas localizadas em todo o mundo. “Quando você trabalha remotamente, não pode mais depender deles. Você precisa ser proativo e intencional em relação à comunicação”.

Uma maneira de substituir parte dessa comunicação rica em pessoa é a videoconferência. Mas esses – e todos os seus canais de comunicação – exigem uma estratégia clara e habilidades especializadas. “Eu diria que a melhor prática é ter um ponto de contato diário”, diz Kelley Ervin, Gerente de Projetos da Talent Path, que gerencia uma equipe remota de mais de 10 pessoas, em todo os Estados Unidos.

“Fazemos um stand-up diário. Todo mundo diz: ‘Foi o que eu fiz ontem e é aqui que estou bloqueado’”, diz Katie Guzman, Gerente de Produtos da Asana. Ela suporta 10 gerentes de produto.

Você também precisará confiar muito na comunicação por escrito para esclarecer, documentar, adicionar bons pontos, acompanhar e tocar a base com frequência, qualquer que seja a programação de videoconferência que escolher.

2. Pratique uma boa higiene de videoconferência

Crie um manual para gerenciar videoconferências para que todos sejam ouvidos e o caos não reine. Guzman, de Asana, chama isso de “praticar boas reuniões de higiene”.

Por unanimidade, todos concordam que você deve insistir para que todos liguem a câmera nas reuniões e, assim, você possa ver que todos estão bem, fora da cama e envolvidos. Mas a chave para uma videoconferência que vale a pena é enviar uma agenda antes da reunião e acompanhar as notas enviadas posteriormente.

“Uma das razões pela qual as reuniões saem, por vezes, tortas é a confusão causada por videochamadas que dificultam a interrupção”, diz ela. Existem pistas que alguém quer falar quando você se encontra pessoalmente. Sentam-se, chamam a atenção, levantam a mão ou limpam a garganta. Tudo isso está perdido em uma vídeo chamada. “Escrevemos nos Post-it Notes para que as pessoas possam adicionar um quando tiverem uma pergunta. É uma estratégia sutil que é muito eficaz”, diz Guzman.

Permitir que as reuniões fluam da vídeo chamada para um bate-papo pós-reunião também é eficaz para uma revisão e um apontamento mais positivo dos tópicos da reunião. Guzman usa o Slack para isso.

3. Escreva com precisão cirúrgica

Quando tanta comunicação acontece por meio de canais escritos, é necessário ser organizado para se comunicar com precisão, diz Adam Matas, Chefe de Gerenciamento de Projetos e gerente de uma equipe remota da Taulia. “É igualmente importante ser conciso em sua comunicação para impulsionar a ação”, diz.

Deixe claro o que é necessário para que seu destinatário possa se comunicar rapidamente. Mensagens longas e detalhadas sobrecarregam um público que já está distraído.

E lembre-se de que interrupções constantes, especialmente de alguém que a equipe sente que não pode ignorar, afeta seriamente a produtividade. De acordo com um estudo, são necessários 23 minutos e 15 segundos para voltar ao trabalho após cada interrupção.

4. Procure conflitos

Existem problemas – principalmente em torno de conflitos – que não surgem a menos que você os persiga. “O ponto de dor que vejo com mais frequência é o que chamo de sofrimento em silêncio”, diz Johnston, do GitLab. Você não quer que isso passe despercebido.

“Os membros da equipe acabam lutando e tendo um alto nível de ansiedade. Isso não é visível. Então, como gerente, tenho o hábito de perguntar como as pessoas estão indo em casa e no trabalho, regularmente”, diz.

“Sempre que pergunto se está tudo bem, e está, ninguém se importa com a minha pergunta. Mas quando algo está errado, as pessoas apreciam profundamente que estou disposta a iniciar um diálogo”, diz Christie Lenneville, do GitLab, Diretora de UX que gerencia talvez a maior equipe global de UX remota do mundo.

5. Não conduza com ansiedade

Se você tende a ter ansiedade, a mudança maciça para trabalhar repentinamente em casa pode fazer você se aprofundar em cada projeto, bloquear todos os detalhes e tentar controlar todos os aspectos de tudo o que todos estão fazendo.

“É um desafio de mentalidade. De repente, você precisa confiar em pessoas que não pode ver. Há muita ansiedade legítima em relação à administração. Encontre um canal para ele. Você não pode colocar isso em seus funcionários se quiser que eles sejam produtivos”, diz Rachel Happe, Co-Fundadora e Diretora da The Community Roundtable.

Comunique-se. “Reúna toda a equipe e pergunte como eles querem trabalhar juntos. Entre em contato com as pessoas, pergunte sobre rotinas que levarão todos a participar. Isso acalmará as pessoas. Diminuir a ansiedade é sua primeira prioridade”, diz Happe.

6. Flexione sua empatia

Todo mundo com quem falei disse que os gerentes remotos precisam fazer reuniões individuais, regularmente, com todos, porque algumas coisas nunca acontecem em uma reunião ou no Slack. “Você precisa ter empatia com as pessoas da sua equipe”, diz Tim Macek, Diretor de Operações Técnicas e Infraestrutura da Sterling Trading Tech. Ele gerencia uma equipe remota de 15 pessoas.

Ao fazer isso, você encontrará problemas – e soluções – que você teria perdido. “O tempo de um gerente e o tempo de codificadores são usados de maneira diferente. Os gerentes tendem a organizar uma reunião ou ligar para os slots de calendário gratuitos que possuem. Mas alguém cujo trabalho é criar código precisa de grandes quantidades de tempo de ‘trabalho profundo’. Ser retirado desse trabalho para participar de uma reunião de uma hora pode arruinar todo o trabalho da tarde”, diz Spencer Waldron, Diretor de Comunicações Globais da Prezi.

Ele incentiva os membros da equipe a reconhecer o tipo de tempo que eles precisam e marcá-lo em seu calendário, para que não sejam constantemente afastados do trabalho.

7. Produtividade? Traga isso

Não tenha medo de conversar com sua equipe sobre produtividade. Se você não mencionar, ninguém o fará. “As pessoas pensam que é tabu falar em produtividade. Mas haverá ajustes nos processos de trabalho do dia-a-dia, que mais pessoas estão experimentando em primeira mão neste clima. É bom falar sobre isso”, diz Matas, da Taulia.

É fácil prejudicar a produtividade, principalmente quando se trabalha remotamente. Trabalhar demais, no entanto, pode ser um problema maior a longo prazo. Sem marcadores claros entre trabalho e casa, muitas pessoas caem nessa armadilha. Por isso, os gerentes incentivam sua equipe a definir horários reais, criar um espaço de trabalho ou sistema que sinalize quando estão trabalhando e cumpri-los.

Excesso de trabalho não é algo que a empresa incentive. É ruim para o ânimo, saúde e, finalmente, produtividade. “Estamos focados no equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, porque sabemos que as pessoas podem cair nessa armadilha”, diz Lenneville, da GitLab.

8. Ajude sua cultura a prosperar

Quando você trabalha em um escritório, a cultura acontece, mas quando você trabalha remotamente, alguém precisa fornecer um lugar e um fórum para prosperar.

“Gostamos de oferecer a todos um cartão-presente do Starbucks e fazer uma pausa para o café juntos”, diz Tara Gilbert, líder da equipe de experiência do cliente, que atua de forma totalmente remota, na Monday.com. “Toda a equipe usa o Zoom ou o Slack e nos divertimos muito em acompanhar coisas que não são apenas relacionadas ao trabalho”.

O GitLab leva a sério a construção remota da cultura. Johnston diz que criaram um sistema mais solto para isso, com reuniões pelo Zoom duas vezes por semana que são bate-papos no café.

“Até agendamos reuniões do Zoom nas quais os filhos dos membros da equipe se reúnem. É engraçado, louco e bobo, e todo mundo gosta”, diz Lenneville, do GitLab.

A empresa também incentiva as pessoas a terem uma vida, mesmo em reuniões. “Se seu filho sobe no seu colo quando você está em uma reunião”, diz Lenneville, “todos dizemos: ‘Oi!’ Tudo bem. Temos animais de estimação em reuniões. Nós gostamos. Isso nos ajuda a nos conhecermos”.

Isso tudo cria cultura e torna o trabalho em casa muito mais divertido.

Por Christina Wood, CIO(EUA)

Via CIO

Editor MDR

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