7 etapas para reduzir as dores das demissões em TI

 7 etapas para reduzir as dores das demissões em TI

É um dos temores do trabalho de qualquer líder de TI: dizer aos membros qualificados e produtivos da equipe que seus serviços não são mais necessários.

Quando as dispensas se tornam necessárias devido às más condições do mercado, aumento da concorrência, planejamento excessivamente otimista ou qualquer outro motivo, muitas vezes cabe aos líderes de TI tomar as decisões difíceis e entregar as más notícias à equipe. No entanto, antes de decidir de quem abrir mão, quem precisa ficar e como minimizar o impacto nas operações e serviços essenciais de TI, é importante abordar a atribuição como qualquer outro projeto importante. O que é necessário é um plano que defina metas, estabeleça um cronograma, minimize interrupções e antecipe problemas potenciais.

As sete etapas a seguir fornecem um caminho organizado para a redução efetiva da equipe com o mínimo de dor e confusão.

Conferir e planejar

Para reduzir a possibilidade de cometer erros mal informados e potencialmente caros, Alan Zucker, Diretor Fundador da empresa de consultoria e treinamento de TI Project Management Essentials, aconselha o trabalho próximo aos departamentos jurídicos e de recursos humanos da empresa.

“As dispensas são regidas por regulamentações locais e federais”, explica ele. “As grandes corporações geralmente têm procedimentos bem estabelecidos para se isolar das ações judiciais dos funcionários afetados”. Embora seguir os requisitos legais e de RH possa ser frustrante às vezes, essas regras existem para proteger a empresa e seus líderes de processos judiciais e multas caras.

Depois de reconhecer que dispensar membros da equipe é inevitável, estabeleça um plano de ação sólido, diz Dan Kelly, Sócio Sênior da The Negotiator Guru, uma empresa especializada em ajudar clientes a negociar e gerenciar contratos de TI complexos. “Deve começar criando um documento de justificativa de dispensa e definindo canais de comunicação claros, desde anúncios até conversas de saída”.

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Compare as necessidades atuais e futuras

Antes de tomar qualquer decisão final, os líderes de TI devem dar uma olhada fria e rigorosa na infraestrutura e nas responsabilidades existentes em sua organização. Certifique-se de que a futura estrutura organizacional – após a conclusão de uma redução da força de trabalho – ainda será capaz de oferecer suporte adequado às necessidades e objetivos da empresa.

“O limite quanto ao que é adequado deve ser determinado antecipadamente em conjunto com os líderes de negócios”, diz Krishna Kutty, Sócio-Gerente e Cofundador da empresa de consultoria de gestão Kuroshio Consulting. “Sem essa clareza, você pode acabar com falta de pessoal em algumas áreas e excesso de pessoal em outras”.

Um primeiro passo lógico, com pouco ou nenhum impacto sobre os funcionários permanentes em tempo integral, é eliminar os contratos não essenciais e os trabalhadores temporários. “Como empregador, você não tem o mesmo compromisso com eles que os funcionários regulares”, explica Kelly.

Quando se trata de avaliar a equipe em tempo integral, Zucker adverte que as dispensas nunca devem ser usadas como uma maneira conveniente de “limpar a casa”, livrando-se de funcionários com baixo desempenho ou indesejados. Essa é uma questão que deve ser abordada separadamente de um programa de desligamento, observa ele.

Para identificar exatamente quais funcionários devem ser dispensados, é necessário revisar todas as operações e serviços de TI atuais e planejados. Zucker sugere categorizar funções de trabalho específicas como “obrigatórias” ou “discricionárias”. “As funções discricionárias podem ser eliminadas junto com seus funcionários”, diz ele. “As funções obrigatórias requerem uma análise mais completa”.

Um exame de toda a equipe é a melhor maneira de identificar quais membros da equipe devem ficar e quais devem sair. Quem tem conhecimento especializado e habilidades que não podem ser perdidas? Quem possui uma gama mais ampla de habilidades que oferecem suporte a várias funções? Kelly sugere a realização de uma avaliação abrangente do conjunto de habilidades de cada funcionário.

“Deixe cada funcionário avaliar suas próprias habilidades, seguido por supervisores avaliando seus subordinados diretos”, aconselha. Kelly recomenda que as avaliações abranjam educação, habilidades técnicas, talento gerencial e habilidades pessoais. “Em seguida, comece a colocar nomes ao lado de cada conjunto de habilidades para decidir quais funcionários devem ficar”, diz ele.

Antecipe a oposição

No ambiente de negócios ultra-litigioso de hoje, é possível que um ou mais funcionários não saiam sem primeiro lutar. “Acho que você deve esperar que uma redução envolvendo uma parte significativa de sua base de funcionários resulte em processos judiciais”, adverte Kutty. “Certifique-se de que sua empresa tenha cobertura de seguro de responsabilidade civil para práticas trabalhistas, tenha implementado controles para reduzir a vulnerabilidade a ações judiciais e tenha um excelente advogado trabalhista”.

Para evitar possíveis problemas legais, os funcionários selecionados para indenização devem ser revisados para determinar se algum dos indivíduos afetados se enquadra em uma classe protegida, como raça, sexo, etnia, nacionalidade, deficiência ou classificação de idade.

“Se houver uma porcentagem desproporcionalmente maior de qualquer classe protegida que é afetada pela dispensa, isso precisará ser avaliado e comprovado”, diz Kutty. “Por exemplo, você terá que determinar se pode ajustar seus critérios de seleção para limitar o impacto sobre esses grupos e ainda cumprir suas metas de negócios”. Além de trabalhar em estreita colaboração com o RH, ela sugere procurar o conselho de um advogado trabalhista, já que o processo de verificação pode ser complicado e traiçoeiro.

Por outro lado, a mera possibilidade de ação judicial não deve impedir um gerente de demitir um determinado funcionário. “Se sua organização se engajou em práticas de pagamento adequadas, está respeitando as leis e tratou os funcionários de maneira justa e consistente, sem nenhum efeito desproporcional em certos grupos, não teme uma carta ameaçadora”, aconselha Kutty.

Seja aberto e honesto

Os rumores podem corroer rapidamente o ânimo e o desempenho da equipe, por isso é importante divulgar a verdade o mais rapidamente possível, mesmo que nenhuma decisão final tenha sido tomada sobre a necessidade de dispensas ou, em um estágio posterior, o momento ou número de demissões. A comunicação precisa começar a fluir pela organização em questão de horas. “Se a comunicação se prolongar por vários dias, pode criar estresse e ansiedade adicionais”, alerta Kelly. “Como resultado, a produtividade de toda a equipe será afetada”.

As reduções em vigor devem ser sempre posicionadas como um evento de negócios e não como um reflexo do desempenho pessoal. “Como líderes, devemos fazer o nosso melhor para comunicar esta mensagem”, diz Zucker.

Divulgue as notícias com gentileza e compaixão

O processo de dispensa deve ser um evento altamente coordenado e estruturado, organizado com o auxílio do RH. “Normalmente, há um script básico fornecido ao gerente que conduz as demissões”, diz Zucker. “O funcionário afetado é informado de que seu trabalho foi eliminado e que um pacote descrevendo o processo de demissão está sendo enviado para sua casa”.

Kutty também recomenda o uso de um roteiro preparado, bem como uma lista de respostas às perguntas antecipadas. “É preciso dar a notícia pessoalmente … e com sinceridade”, aconselha.

Garantir a segurança e proteção

Embora isso não aconteça com frequência, a administração precisa considerar a possibilidade de um funcionário demitido tentar causar danos a si mesmo, aos colegas de trabalho ou aos ativos da empresa. “Ter pessoal de segurança extra no local é uma prática comum [para proteger] contra a violência física”, observa Zucker. Garantir que pelo menos dois representantes de TI ou RH estejam na sala quando a má notícia for entregue também é uma técnica de segurança amplamente usada.

Se o funcionário que está saindo tiver quaisquer ativos da empresa em sua posse, como um telefone, tablet, notebook ou dispositivo de armazenamento, o dispositivo ou mídia deve ser entregue imediatamente. Além disso, assim que a reunião for concluída, o gerente deve notificar os supervisores de TI e segurança para encerrar imediatamente o acesso do agora ex-funcionário aos sistemas corporativos.

Enrole as coisas

Agora é hora de se reunir, apoiar e tranquilizar os demais funcionários. “Conduza uma reunião de encerramento do grupo com sua equipe para que você possa minimizar, da melhor maneira possível, as preocupações deles com a segurança no trabalho”, diz Kutty. Mesmo que não seja possível garantir que não haverá demissões adicionais, a transparência e a honestidade contribuirão muito para reduzir a turbulência organizacional, observa ela.

Os funcionários desejam estabilidade e uma compreensão clara do que acontece a seguir, diz Zucker. “Quando você se encontrar com os funcionários, explique o novo plano de ‘seguir em frente’”, sugere ele. “Incentive os gerentes a se reunirem com suas equipes no dia seguinte para tratar de questões operacionais específicas”.

Por Redação

Via CIO

Editor MDR

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