7 dicas para adotar quando se tem um orçamento de TI limitado

 7 dicas para adotar quando se tem um orçamento de TI limitado

Quando menos deve ser mais, é essencial alocar recursos de TI de maneira inteligente e criativa.

Nada neste mundo é certo, exceto morte e impostos – e orçamentos limitados de TI. Poucos líderes de TI perdem o sono devido ao excesso de recursos.

Em vez disso, noites sem dormir imaginando como atender às aspirações organizacionais, quando sobrecarregadas com orçamentos terrivelmente subfinanciados, são mais a norma. Essa ansiedade só pode aumentar quando uma recessão se aproxima.

Até os líderes de TI que gerenciam lotes relativamente generosos estão sentindo a tensão. Pat Phelan, ex-analista do Gartner e atual Vice-Presidente de Pesquisa de Mercado da empresa de suporte de software empresarial Rimini Street, observa que os departamentos de TI estão agora sob pressão significativa para investir em transformação digital, deixando pouco espaço para manter e atualizar tecnologias e operações já estabelecidas. “É importante que os CIOs avaliem sua inovação e os gastos com software com cuidado, pesando as necessidades específicas de suas empresas”, aconselha ela.

Você se sente pressionado por demandas crescentes e fundos limitados? Em seguida, confira essas sete maneiras que os líderes de TI com orçamento limitado podem cumprir as metas atuais e posicionar suas organizações para mudanças inevitáveis.

1. Aceite a realidade e comece a planejar

O maior erro que os líderes de TI cometem é a falta de planejamento, o que aumenta o risco de esgotar os recursos e orçamentos do setor, diz Oussama El-Hilali, CTO do provedor de proteção de dados Arcserve. “O planejamento adequado, ao entender a missão da organização e quem é responsável por garantir que a missão seja realizada, pode ajudar a reduzir esses erros”.

Praticamente todas as organizações de TI enfrentam mais demanda do que os recursos financeiros disponíveis. Essa realidade força os CIOs a escolher entre iniciativas que valem a pena financiar e aquelas que devem ser rejeitadas.

“Uma estrutura de governança eficaz é essencial … para determinar os investimentos em TI que agrega maior valor aos negócios, e essas decisões devem ser conduzidas pelos negócios, não por TI”, aconselha Sidney Hodgson, Consultor Executivo Sênior da empresa de consultoria em TI Grupo de Pesquisa Info-Tech.

O gerenciamento eficaz do orçamento inclui o desenvolvimento de uma estratégia de TI diretamente alinhada aos objetivos estratégicos da empresa. “Isso permite que a TI planeje, suporte e orce as prioridades. A TI deve ser capaz de identificar os planos de crescimento esperado pelas unidades de negócios e planejar prioridades e capacidade de acordo”, observa Hodgson.

Os CIOs também precisam de uma visibilidade clara das necessidades e metas dos negócios para priorizar com precisão os projetos em andamento. “Um orçamento limitado se traduz em espaço de manobra limitado quando os projetos custam mais do que o previsto, geralmente resultando em reduções de orçamento no meio do ano ou na necessidade de término do projeto”, observa Ralph Labarta, CTO da empresa de consultoria de negócios Engage PEO.

“Quando isso ocorre, e um CIO só pode entregar sete projetos em uma lista de dez, é melhor que esses sete sejam os projetos mais impactantes para os negócios”, acrescenta.

2. Não ceda à pressão

Ser vítima da pressão de colegas e fornecedores para investir profundamente em tecnologias emergentes sem primeiro avaliar seu custo e valor potencial de negócios pode sobrecarregar um orçamento de TI já limitado, observa Phelan.

As iniciativas orientadas a fornecedores que oferecem pouco ou nenhum valor direto aos negócios, como atualizações de ERP e atualizações contínuas, geralmente têm um alto custo sem melhorar a competitividade e são notórias queimadoras de orçamento, observa ela.

Mesmo quando uma nova tecnologia importante, como um novo serviço baseado em nuvem, mostra o potencial real, não se apresse em adotar. A transição deve ser cuidadosamente pensada. “Não mude para a nuvem por causa da nuvem. Deixe o negócio conduzir a mudança”, adverte Phelan.

É sempre inteligente se concentrar em iniciativas que gerem vantagens e crescimento competitivo. “Por exemplo, a maioria das empresas está optando por preservar seus investimentos em sistemas de ERP enquanto inovam com as tecnologias de nuvem ao redor”, explica.

Ao considerar um novo projeto, não seja vítima dos argumentos de vendas dos fornecedores, prometendo uma implantação fácil e suave.

“Embora não haja como contestar o fato de que eles possam ter feito isso no passado, e com sucesso, eles geralmente não falam sobre os custos e o tempo extras que não foram originalmente planejados ou orçados”, adverte Mehdi Aftahi, CTO da Technology Evaluation Centers, uma organização neutra de terceiros que ajuda os CIOs a avaliar e selecionar o software corporativo.

3. Crie suporte interno

Os relacionamentos são críticos para o sucesso da TI. Sempre que considerar uma importante iniciativa de TI, faça lobby com outros participantes C-levels.

Explique os benefícios do projeto e obtenha seu aval. “Quando a proposta formal é apresentada à equipe ou ao conselho executivo inteiro, o CIO tem aliados que irão expressar seu apoio à iniciativa”, observa Hodgson.

A TI sempre deve estar à mesa quando a empresa se reúne para estabelecer metas estratégicas. “Caso contrário, você sempre terá um orçamento insuficiente para atender às [novas] iniciativas de negócios”, alerta Mike Puglia, diretor de estratégia da Kaseya, uma empresa de software de gerenciamento de negócios de TI.

Puglia também recomenda revisar as atividades e despesas de TI existentes e, sempre que apropriado, associá-las a unidades de negócios específicas. “Isso vincula inerentemente o orçamento de TI às linhas de negócios, fornecendo visibilidade do impacto que as metas estratégicas têm nos negócios”, observa ele.

Toda a equipe de gerenciamento de TI precisa compartilhar a propriedade dos objetivos do orçamento. “Isso garantirá que recursos e dinheiro não sejam gastos em projetos de baixa prioridade”, diz Chris Fielding, CIO do provedor de serviços de recuperação de dados Sungard Availability Services.

4. Desenvolva modelos financeiros precisos

Quando lutam para cumprir os objetivos orçamentários, os CIOs não têm aliados maiores do que seus colegas de finanças. “Os líderes de TI devem trabalhar de mãos dadas com as finanças para desenvolver modelos com base em dados históricos, principalmente no orçamento dos custos operacionais de TI”, aconselha Labarta.

Um modelo preciso beneficia os parceiros financeiros da TI, permitindo que eles prevejam e criem cenários de desempenho financeiro de forma independente. Os modelos também protegem os interesses da TI, pois são validados e defendidos por seus aliados financeiros. “Vencer, vencer!”, Labarta brinca.

Ter KPIs semanais e relatórios preparados pelas finanças é a maneira mais eficaz de gerenciar um orçamento, observa Puglia. “Se você não possui os dados e uma referência para determinar suas realizações, abre a porta para ineficiências, desperdícios e grandes surpresas”, diz ele. “Esperar até o final do mês ou trimestre é tarde demais para gerenciar ativamente os orçamentos”, adverte.

5. Resíduos de descarte

Para maximizar os recursos orçamentários, revise atentamente os processos existentes em busca de ineficiências e redundâncias. “Ao reduzir processos ineficientes ou otimizá-los, uma organização de tecnologia pode rapidamente se tornar um centro de lucro, em vez de um centro de perdas, e salvar toda a organização de altos custos operacionais e de tecnologia”, recomenda Nick H. Kamboj, Consultor de Negócios e CEO da Aston & James, uma empresa de consultoria em admissões de MBA.

Os líderes de TI sempre devem estar atentos a novas tecnologias promissoras que podem reduzir ou eliminar operações caras, reduzindo cargas de trabalho manuais e diminuindo interrupções não planejadas. “Ter as aplicações certas e uma equipe treinada com um processo integrado é fundamental”, diz El-Hilali.

Teste várias ferramentas para determinar qual tecnologia funciona melhor e para garantir que você está investindo seu dinheiro da maneira mais eficaz possível, sugere Mike Rulf, CTO das Américas do provedor de serviços de TI Syntax.

“Dessa forma, é menos sobre o custo de uma ferramenta ou serviço específico e mais sobre como fazer um investimento a longo prazo na empresa”, observa ele.

Muitos líderes de TI bem-sucedidos economizam recursos, enviando tarefas simples selecionadas diretamente aos usuários finais. “Em algumas organizações, a equipe de TI permitirá que os usuários finais façam suas próprias restaurações a partir de backups e arquivos e gerenciem seus dados usando aplicativos como o One Drive ou o SharePoint”, observa El-Hilali. “Esses tipos de iniciativas ajudam a reduzir a carga de trabalho das equipes de TI e a liberar seu tempo para itens de maior prioridade”, complementa.

6. Considere a terceirização

Frequentemente, é mais barato adquirir software e serviços do que desenvolvê-los internamente. “Muitas vezes, a equipe de TI deseja desenvolver aplicativos internamente quando há uma opção disponível por meio de uma oferta de COTS, SaaS ou nuvem”, explica Hodgson.

A adição de funcionários à equipe interna de TI para lidar com um aumento da carga de trabalho de desenvolvimento pode ser um caso de ROI difícil para um líder de TI vender para seus colegas de gerenciamento.

“A terceirização é mais econômica do que o pessoal”, diz Keith Marchiano, Vice-Presidente de Tecnologia da Informação e Comunicação para serviços de TI e provedor de suporte Kyocera Intelligence Mid-Atlantic.

7. Procure aconselhamento externo

A obtenção de uma avaliação realista de um colega ou analista do setor pode ajudar um CIO a definir parâmetros razoáveis para um orçamento de TI proposto.

“Combinadas com relatórios através de painéis e trabalhando com departamentos financeiros, essas etapas ajudarão os líderes de TI a obter a flexibilidade necessária para gerenciar efetivamente seu orçamento de TI”, sugere El-Hilali.

Por Redação

Via CIO

Editor MDR

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