10 maneiras de influenciar as compras de TI quando você não controla os gastos

 10 maneiras de influenciar as compras de TI quando você não controla os gastos

Corte de custos em tecnologia é uma das consequências da crise, mas os CIOs têm a chance de impactar decisões orçamentária.

Como a maioria dos CIOs, Ian Pitt deve garantir a disponibilidade e o desempenho de todos os sistemas na pilha de TI. Mas ele não seleciona nem compra todo o software suportado por seu departamento, ao invés disso, vê essa tomada de decisão recair sobre seus colegas da linha de negócios. 

A experiência de Pitt não é única. 

Os CIOs e consultores executivos dizem que viram líderes de negócios cada vez mais se encarregando das decisões de tecnologia que afetam suas áreas funcionais. 

De acordo com a pesquisa O que os gastos descentralizados em TI significam para o papel do CIO, realizada pela IDG e pela Snow Software, 67% dos 450 líderes de TI que responderam disseram que pelo menos metade de seus gastos é controlada por unidades de negócios individuais. 

Pitt, CIO da empresa de software LogMeIne membro ativo do Boston Chapterofthe Society for Information Management (SIM), vê benefícios no novo paradigma orçamentário – se for feito com a quantidade certa de entrada de TI. 

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“Estamos espalhando a responsabilidade de comprar em toda a organização para aqueles que conhecem melhor as necessidades, e essa diversificação até as funções individuais pode trazer uma grande inovação para a empresa. Mas isso não significa que devemos ter ‘tudo liberado’ para todos. Há muito que precisamos manter sob controle – privacidade, segurança, gastos, tudo isso é importante. Se você acertar, o conjunto de soluções pode ser uma grande coisa. Mas se você errar, a empresa estará fora de controle do ponto de vista da tecnologia”, diz Pitt. 

Dada a quantidade de gastos com tecnologia atualmente fora do orçamento real do departamento de TI, os CIOs estão descobrindo que não controlam mais as cadeias de bolsa, mas ainda precisam exercer influência para garantir que as compras de tecnologia feitas em toda a empresa possam ser integradas e mantidas e – talvez a mais importante – possam fornecer os resultados de negócios que os executivos desejam. 

“Os CIOs não conseguem controlá-lo, então precisam descobrir como influenciá-lo”, diz Marc Strohlein, Consultor Adjunto de Pesquisa da Rede de Pesquisa da IDC, que se concentra na transformação digital dos negócios. 

Os CIOs e os consultores de gerenciamento dizem que existem várias maneiras de os executivos de TI exercerem controle, mesmo quando não controlam os gastos, incluindo as 10 abordagens a seguir. 

1) Estabeleça um processo de revisão técnica 

Os líderes empresariais podem ter uma noção firme do que desejam que uma tecnologia faça por eles, mas Pitt diz que eles não têm um entendimento profundo de como sua solução procurada se encaixaria na pilha de tecnologia existente da empresa. 

É por isso que ele planejou que as compras passassem por um processo de revisão para garantir que pudessem ser integradas aos sistemas existentes, escalar conforme necessário e atender aos requisitos de segurança e privacidade de dados – um processo que ele trabalhou com os líderes de negócios para estabelecer que eles entendessem a necessidade disso. 

“Ainda garantimos que estamos analisando a tecnologia como se fosse o nosso dinheiro fazendo a compra”, diz Pitt, acrescentando que a TI não interromperá necessariamente as compras planejadas, mesmo que a análise revele possíveis problemas. “Nossa resposta é muitas vezes: ‘Sim, podemos comprá-lo, mas, se o fizermos, precisamos de X quantidade de novos funcionários ou outros investimentos para fazê-lo funcionar” 

Pitt explica que a abordagem atribui à TI um papel na decisão de compra sem recorrer a regras autoritárias – o que incentiva o lado dos negócios a continuar participando das revisões. 

2) Ajuste o processo de aprovação de compras 

À medida que as unidades de negócios buscam e compram soluções para seu próprio uso departamental, há uma probabilidade maior de comprar software já em uso em outros locais da empresa, comprar de um fornecedor que já esteja negociando com a organização ou selecionar uma tecnologia que acrescente manutenção excessiva e custos ao longo do tempo. 

Os especialistas aconselham os CIOs a ajustar seus processos de compras para sinalizar esses problemas, para que possam alertar os líderes empresariais sobre essas questões e trabalhar com eles para corrigi-los. 

Para impedir que seus colegas de negócios comprem um software que poderia causar esses problemas, Pitt estabeleceu um processo de revisão de compras dentro do departamento financeiro que foi projetado para sinalizar compras duplicadas (para que a empresa possa negociar por melhores condições) ou compras que irão prejudicar os orçamentos de manutenção. 

“Dispomos de sistemas para capturar requisitos de tecnologia e pontos de decisão para garantir um orçamento para manutenção e garantir um bom valor para os fornecedores”, explica Pitt. 

3) Seja um especialista das soluções que você oferece 

Joey Fernandes, Vice-Presidente de TI da empresa de viagensCollette, sabia que uma de suas colegas de negócios queria comprar uma plataforma de colaboração específica. Mas Fernandes queria mudar a ideia dela, porque Collette, sendo uma loja da Microsoft, já tinha o Microsoft Teams em funcionamento. Ele sabia que a plataforma de colaboração da Microsoft faria o trabalho que sua colega queria sem adicionar custos extras ao orçamento. 

Então, ele se encontrou com ela individualmente e a guiou através da tecnologia, demonstrando como funcionava e como atendia às necessidades de sua unidade. Fernandes diz que o encontro confirmou para ele a importância dos CIOs serem tão versados em tecnologia quanto nos negócios. 

“Você precisa saber do que está falando. Você precisa estar 100% informado. Não há como você influenciar alguém se precisar ligar para outra pessoa para participar da reunião”, diz Fernandes. “Se você vai influenciar alguém, precisa ter conhecimento suficiente para se sentar com ele e explicar”. 

4) Destaque os próprios recursos de TI 

Os CIOs podem influenciar algumas das decisões de gastos de seus colegas, mostrando-lhes como a TI pode maximizar o dinheiro gasto – se optarem por tecnologias que funcionem bem com a infraestrutura de tecnologia existente, diz Strohlein. 

Para fazer isso, os CIOs precisam criar uma arquitetura e estabelecer padrões e parâmetros para que as novas tecnologias estabeleçam um caminho fácil e claro para as empresas seguirem. Os CIOs devem, então, evangelizar esses padrões para os negócios, vendendo a seus colegas de negócios a aderência a esses trilhos seguros enquanto compram sua própria tecnologia, ajudando-os a “obter mais retorno pelo dinheiro que gastam”, diz ele. 

“Os [CIOs] podem seguir dois caminhos diferentes: tentar controlar os gastos ou criar relacionamentos confiáveis e fornecer plataformas, serviços e suporte para torná-los bem-sucedidos”, acrescenta Strohlein. 

5) Faça dos tecnólogos parte das equipes de negócios 

“A tecnologia está claramente se democratizando e essa tendência vai continuar”, diz Steve Van Kuiken, Sócio Sênior e Líder Global da McKinsey Technology. “Mas não administrados, os custos aumentam, a complexidade aumenta e o risco aumenta exponencialmente. Os CIOs precisam ter uma maneira de governá-lo ou isso se tornará um grande problema no futuro”. 

Colocar tecnólogos no negócio pode ajudar a influenciar o departamento de governança e tecnologia nas decisões de gastos, diz Van Kuiken.  

Os CIOs podem estabelecer essa prática adotando metodologias de desenvolvimento como o Agile e o DevOps, que trazem equipes de tecnologia para os negócios, onde podem oferecer perspectivas e comentar sobre possíveis soluções, acrescenta ele. Isso ajuda a promover decisões colaborativas sobre quais tecnologias são ideais, com base nos requisitos de negócios e de tecnologia. 

6) Aja rápido 

Os CIOs que desejam reter algum poder de persuasão sobre as decisões de seus colegas de negócios relacionadas à tecnologia devem ter como objetivo criar uma infraestrutura rápida e flexível, altamente automatizada, para que os líderes de negócios desejem ir primeiro à TI, antes de procurar orientação externa. 

“A empresa está tomando decisões de tecnologia com base na funcionalidade e velocidade, mas pode optar por uma solução interna que pode ser melhor adaptada à empresa se levar seis meses para obtê-la ao invés de obter um pacote rapidamente [de um fornecedor]”, diz Van Kuiken. “Portanto, você precisa responder à velocidade com que as empresas estão se movendo e lançar o software em um ciclo muito mais rápido do que a antiga infraestrutura permite”. 

Ele acrescenta: “Se você não resolver o problema da infraestrutura antiga e abordar o componente de velocidade, verá uma proliferação de pacotes externos entrando em seu ambiente”. 

7) Foque nos resultados 

Se concentre nos resultados desejados é outra maneira de os CIOs exercerem controle, mesmo quando não são responsáveis pelo financiamento, diz Van Kuiken. 

“Os negócios e a TI juntos precisam gerenciar resultados, não projetos. E acho que o CIO precisa conduzir essa mudança de mentalidade para evitar uma situação de tecnologia não governada”, diz ele, explicando que isso está além de ver o CIO como um parceiro de negócios ou consultor. “É sobre como o CIO mede o impacto e como ele trabalha junto com os negócios. No antigo modelo de tecnologia centralizada, os negócios se comunicavam em termos de requisitos, e a TI em termos de entrega do projeto. Nesse novo modelo, você se comunica em torno dos resultados. Você diz qual é o resultado e, se concordar com isso, pode passar por um processo de design coletivo para alcançar o resultado esperado. É um processo mais colaborativo que você está dirigindo. Isso muda a maneira como vocês trabalham juntos e se torna algo mais focado em trabalhar conjuntamente”. 

8) Seja transparente 

À medida que os líderes empresariais assumem maior responsabilidade pela seleção e compra de tecnologia, os CIOs precisam demonstrar que estão executando uma operação altamente eficiente e, portanto, podem aconselhar – e provar a outros sobre quais seleções trazem o valor certo, diz Steve Bates, Diretor de Consultoria de Gestão da KPMG.  

Portanto, os CIOs precisam ser transparentes em seus próprios gastos – o que é fixo, variável, direto, indireto, CapEx e OpEx – para que possam trabalhar com seus colegas na determinação do valor de diferentes opções. 

“Os CIOs são mais influentes e mais credíveis quando têm transparência quanto ao custo das coisas e quais alavancas podem ser acionadas para alterar esse custo, podendo articular isso em termos de valor comercial versus o custo de uma tecnologia”, explica Bates. 

9) Compare ROIs 

Da mesma forma, especialistas afirmam que os CIOs que desejam orientar os departamentos de negócios para as melhores opções de tecnologia podem trabalhar com esses chefes de departamento para determinar e comparar ROIs, sabendo que, como chefe de TI, podem ajudá-los a entender melhor o custo total da compra e do suporte às opções de tecnologia. 

“As unidades de negócios podem escolher o que quiserem pagando a conta, mas eles devem provar por números que o que eles vão comprar tem o retorno do investimento que estão buscando e que o custo total de propriedade se encaixa nesse cálculo”, diz Fernandes. 

Fernandes fornece os dados financeiros da TI a seus colegas de negócios, observando que as informações possuem dados concretos que podem convencer a organização a fazer as escolhas de tecnologia mais inteligentes. Afinal, ele diz, é difícil debater contra equações matemáticas que mostram que um projeto de tecnologia para animais de estimação no âmbito dos negócios não oferece um bom ROI. 

10) Aceite que nem tudo vai ser do jeito que deseja

Embora Pitt tenha trabalhado para permitir que a empresa faça escolhas ótimas, ele admite que nem sempre se tomam as melhores decisões. 

“Temos soluções que dizemos ‘ugh!’ E precisamos morder a língua”, diz ele. “Nenhuma organização possui um histórico de 100% na implementação bem-sucedida da tecnologia. Quando isso acontece, tiramos o melhor proveito dessas soluções, desde que estejam fazendo o certo para os clientes e partes interessadas e não fazendo nada de terrível. Às vezes, buscamos o suficiente e nos concentramos em minimizar as falhas”. 

Por Mary K. Pratt

Via CIO

Editor MDR

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